Электронное управление документами, или DMS, представляет собой компьютерную систему, которая применяется для хранения данных или образов, всевозможных изображений или бумажной документации. Такие системы управления в большинстве случаев рассматриваются в качестве компонента всего предприятия.
Все системы DMS обеспечивают надежное хранение, безопасности и версионирование имеющихся в компании или на предприятии документов. Кроме того, она обеспечивает индексирование, а также осуществляет быстрый поиск документов.
Все данные, находящиеся в хранилищах локальной сети, могут содержать ценную информацию, которая выявляется исключительно в процессе комплексной обработки. Именно для таких целей была создана электронная система управления данными, которая способна редактировать, хранить, извлекать и рассылать документы.
ЭДО (электронный документооборот) выполняет следующие задачи:
- Прием, учет и регистрация имеющихся документов.
- Классификация и грамотное упорядочение документов.
- Обработка
- Написание комментарий и пометок к документам.
- Поиск данных и информации по нескольким параметрам: по разделам, синонимам, ключевым словам и словам, похожим по написанию.
- Создание персональных библиотек.
- Изменение конфигураций данных.
- Предоставление удаленного доступа вне зависимости от хранения и места нахождения документов.
- Абсолютная безопасность данных.
- Рассылка информации, администрирование и архивирование документов.
Любая электронная система управления данными должна быть оснащена функцией редактирования документов, а также их слияния. Данная возможность может распространяться на изображения, видео файлы и текст. Рассылка имеющихся документов осуществляется в определенном порядке, который устанавливается предприятием.
Поиск в ЭДО может производиться по нескольким параметрам. В данный список входит дата создания документа, автор, тема, тип и формат и т. п. Управление документами особо актуально в сетях крупных предприятий, где используется технология интрасети. Подробную информацию об этом Вы можете получить здесь.
Для чего необходима автоматизация документооборота на примере «Е1»?
Компьютерная система «Е1» способна обеспечить необходимый жизненный цикл электронных документов в пределах ключевых процессов деятельности организаций и предприятий. Оптимизация работы осуществляется по таким направлениям:
- Снижение общего времени,, затрачиваемого на согласование документов
- Увеличение эффективности исполнения заданий
- Полное исключение вероятности потери документов
- Снижение материальных и физических затрат на ведение архивов
- Заметное ускорение процесса поиска нужной документации
Особенности ЭДО
Электронный документооборот позволяет организовывать полноценных оборот документации на различных предприятиях и компаниях: от самых мелких до крупнейших корпораций. Для таких целей в компьютерной системе реализованы определенные функции, которые определяют стандарты современны систем управления данными. После завершения регистрации каждый новый пользователь получает уникальный идентификационный номер и набор необходимых реквизитов. Кроме того, создается специальная электронная карточка контроля документами. Все файлы внутри системы могут создаваться в процессе деятельности предприятия в любом из имеющихся графических или текстовых редакторов.
В системе ЭДО «Е1» присутствует функция управления договорами, в рамках которой пользователь получает возможность согласовывать, подготавливать, регистрировать и хранить проекты. Такая особенность заметно ускоряет все бизнес процессы и позволяет систематизировать деятельность, снизив риск задержек, ошибок и т.п..
